Erfolgreiche Digitalisierung der HR-Prozesse mit jacando für 400 Mitarbeiter und 7 Mandanten

jacando bietet auf der einen Seite das moderne Look & Feel, nachdem wir gesucht haben, und ist für Führungskräfte wie Beschäftigte gut zu bedienen. Aber jacando geht über die reine Mitarbeiterverwaltung hinaus und kann auch die Komplexität unserer Organisation inklusive Matrixstruktur, Mitarbeiterhistorie, Personalplanung und mehreren Mandanten abdecken.

So die Worte von Markus Reiß, Director People & Organisation bei der TENHIL-Gruppe, die preisgekrönte Lösungen für das Online-Recruiting und HR-Management anbietet. Im Oktober 2022 hat TENHIL jacando übernommen, somit lag die Einführung der Software scheinbar auf der Hand.

So einfach war es dann aber doch nicht: Denn erst 2021 hat sich aus den Einzelfirmen Regio-Jobanzeiger, Stellenanzeigen.de und Yourfirm die Tenhil-Gruppe gegründet. Teils hatten die Firmen eine HR Software eingeführt, teils nur eine Lösung für die Reisekostenabrechnung. Die meiste Verwaltung fand noch auf Papier und in Excel statt. 

Mit der Zusammenlegung der Firmen musste auch eine einheitliche HR-Software her, die dennoch die Komplexität von mehreren Gesellschaften, Mandanten und Standorten abdecken kann. Da sind viele Anbieter schon durchgefallen.

Doch sie haben es geschafft und stehen heute mit einer einheitlichen HR-Lösung da, haben all ihre Prozesse, Daten und Dokumente digitalisiert und zentralisiert.

Wie sie das erreicht haben?

Darüber haben wir mit Markus Reiß gesprochen. Er hat uns in den gesamten Prozess, die Herausforderungen und Erfolge mitgenommen.

 

Über TENHIL

Die TENHIL-Gruppe ist ein Joint Venture der Rheinische Post Mediengruppe, der Ippen Mediengruppe und dem Management-Board der TENHIL GmbH & Co. KG. Die Unternehmen der TENHIL-Gruppe bieten preisgekrönte Lösungen für das Online-Recruiting: Reichweitenstarke Online-Stellenmärkte in Deutschland und Österreich sowie SaaS-Portallösungen für den Betrieb von Jobbörsen auf Partnerwebsites. Zu den Unternehmen der TENHIL-Gruppe zählen unter anderem die Jobbörsen stellenanzeigen.de, Yourfirm.de, Regio-Jobanzeiger.de, Jobblitz.de, Kalaydo.de und it-jobs.de. Mit dem Karrieretag (www.karrieretag.org) hat TENHIL zudem einen führenden Anbieter von Karrieremessen im Portfolio. Weitere Dienstleistungen ermöglichen Verlagen und Partnerunternehmen die nachhaltige Monetarisierung ihrer Websites. Der Hauptsitz der Gruppe ist München.

 

Die Ausgangslage

Welche Herausforderungen hatte TENHIL vor der Einführung einer einheitlichen HR-Software?

Als 2021 entschlossen wurde, dass aus den Einzelfirmen die TENHIL-Gruppe gegründet wird, war eine der ersten Überlegungen: Wir müssen unsere Prozesse zentralisieren und alle Firmen in einer HR-Software zusammenbringen. Mit der Komplexität durch mehrere Gesellschaften, Standorte und Mandanten war schnell klar, dass es keine reine All-In-One-Lösung werden kann, da diese den Anspruch nicht erfüllen können.

Was war TENHIL besonders wichtig an einer neuen HR-Software?

Durch den starken Recruiting Fokus der Gruppe, war eine gute Anbindung an die eigenen Jobboards Vorraussetzung, damit die Jobs gleichzeitig auf allen TENHIL-Jobboards gepostet werden können. Viele HR-Software-Lösungen bieten nur eine Schnittstelle mit einer Agentur für Multiposting an, was für diesen Bedarf keine Option war.

Für das Recruiting hatte TENHIL davor ein separates Tool, mit dem sie auch sehr zufrieden waren. Mit der Einführung einer neuen HR-Software war es ihnen jedoch wichtig neben einem hochwertigen und effizienten Bewerbermanagement, Daten- und Informationskonsistenz zu schaffen. Dass sie dies mit einer Insellösung nicht oder nur sehr schwer erreichen können, war ihnen schnell klar. Außerdem sollten Reportings und Analysen schnell und mit zuverlässigen Daten ermöglicht werden. Mit all dem ging es auf die Suche nach einer HR-Software.

 

Die Implementierung

Wieso fiel die Wahl auf jacando?

Wir hatten uns eigentlich schon für eine HR-Software entschieden, die unsere Anforderungen erfüllen konnte, wenn auch die Benutzerfreundlichkeit etwas hinkte. Dann kam jacando um die Ecke”, so Markus Reiß, Director People & Organisation bei der TENHIL-Gruppe.

Während dem Auswahlprozess hatte Markus Reiß jacando als HR-Lösung noch nicht auf dem Schirm. Erst durch die Übernahme in die Firmengruppe, wurden sie darauf aufmerksam. 

Nach dem Abgleich mit unseren Anforderungen und einem Test der Software, war relativ schnell klar: jacando kann unsere Komplexität abbilden, ist gleichzeitig benutzerfreundlich und dazu noch der neueste TENHIL-Zuwachs. Da gab es keine Gegenargumente mehr, so Markus Reiß.

 

Was war die größte Hoffnung in ein neues HR-Tool?

Da die Einzelfirmen der TENHIL-Gruppe zuvor in ihren eigenen Systemen gearbeitet hatten, gab es in jeder HR-Abteilung auch andere Prozesse. Bei den einen wurden Urlaubsanträge per Mail geschickt, bei den anderen in eine Excel eingetragen. Die einen haben Zeiten erfasst, andere nicht. Bei den einen liefen Genehmigungen über Email, bei anderen über einen Anruf.

Mit der Einführung einer einheitlichen Software, hatten wir nicht nur die Chance, unsere Daten zu digitalisieren und zentralisieren, sondern konnten aus mehreren Unternehmen eins machen, indem wir einmal alle bisherigen Prozesse hinterfragt und glattgezogen haben.

Wie lief die Implementierung ab?

2021 bestand die HR-Abteilung von TENHIL aus einem fünfköpfigen Team, heute sind sie zu acht.

Ich hatte davor schon mehrere HR-Tools eingeführt und die Implementierung von jacando war eine der einfachsten und schnellsten, sagt Markus Reiß. 

Eine Mitarbeiterin des HR-Teams spielte eine entscheidende Rolle, da sie technisches Verständnis besaß und als Schnittstelle zu jacando fungierte. Durch die Bündelung bei ihr, konnten sich Markus und das HR-Team auf das Neuaufsetzen der Prozesse konzentrieren. 

Viele Ressourcen waren nicht gebunden, ich würde aber immer empfehlen, eine Vollzeitkraft mit mindestens 50% bei der Tooleinführung einzuplanen. Damit ist auch der richtige Fokus und die sorgfältige Implementierung möglich, der für die einwandfreie Nutzung in der Zukunft elementar ist”, rät Markus Reiß.  

 

Welche Learnings sind entstanden, die du anderen HR-Verantwortlichen gerne weitergeben möchtest?

jacando führt Neukunden klar und strukturiert durch den gesamten Implementierungsprozess. Individuelle Anpassungen sind selbstverständlich möglich und Prozesse können ohne Probleme angepasst werden. Dennoch empfehlen wir immer die eigenen Prozesse zu hinterfragen, bevor man diese blind in eine andere Software übertragen möchte, die für einen anderen und effizienten Weg ausgelegt ist. Nicht selten werden den Verantwortlichen bei so einem Projekt auch die Augen für Schwachstellen und Ineffizienzen geöffnet. Auch Markus Reiß ist darauf eingegangen:

Bei der Einführung einer neuen Software machen viele den Fehler, ihre vorhandenen Prozesse in ein Tool pressen zu wollen, das aber mit anderen Prozessen konzipiert wurde. jacando gibt schon so effiziente und sinnvolle Prozesse vor, dass wir eine perfekte Grundlage hatten, um unsere Strukturen darauf basierend aufzusetzen.

 

Wo erlebt TENHIL durch jacando Erfolge?

TENHIL hat zuerst jacandos Personalverwaltung eingeführt, anschließend das Recruiting-Tool. 

Markus Reiß gibt uns einen Einblick:

,,Das Vorher und Nachher ist ein meilenweiter Unterschied: 

• Mehrere Excellisten vs. ein zentraler Urlaubskalender

• Papierakten und Dokumente in verschiedenen Cloud-Ablagen vs. eine zentrale digitale Personalakte

• Abwesenheiten über Mail, Anruf und Excellisten managen vs. automatisierte Workflows und sauberes Abwesenheitsmanagement

• Zeiterfassung in Listen vs. sauberer Zeiterfassung im Tool mit hinterlegten Arbeitsplänen, Pausenzeiten, Überstundenregelungen etc.

• Adresswechsel, Krankmeldung, Abwesenheiten müssen per Mail oder Anruf beim HR gemeldet werden vs. Employee Self Service in jacando, das der HR eine Menge Zeit erspart

Ich glaube, bei der Auflistung liegt es auf der Hand, dass wir sehr viel produktiver und effizienter arbeiten können. Aber nicht nur das: Unsere Arbeit ist weniger fehleranfällig. Wir hatten früher nicht selten den Fall, dass Briefe an Angestellte zurückkamen, da die Adresse in einer alten Excel Tabelle noch falsch hinterlegt war. Heute verantworten die Angestellten ihre Daten selbst und es gibt nur einen ,Single Source of Truth’ mit der digitalen Personalakte.”

Mit jacando kann TENHIL nun auch die komplexe Organisation in einer Matrixstruktur abbilden: Einer Person können verschiedene Funktionen zugewiesen werden und die Haupt- wie Nebenbeschäftigungen können sehr gut dargestellt werden. 

 

Hast du Lieblingsfunktionen bei jacando?

Definitiv. Grundsätzlich die Möglichkeit, unsere Komplexität abzudecken. Dazu gehört das Abbilden einer Matrixstruktur, die Trennung von Person und Beschäftigung, das Abbilden von Mitarbeiterhistorien, wie auch unser Recruiting mit Schnittstelle zu unseren Jobboards. Ich kenne nicht viele auf den Mittelstand ausgerichtete HR-Anbieter, die das können. Dazu kommen Kleinigkeiten wie editierbare Vorlagen, das Mappen von Urlaubsfreigaben, und die starke digitale Personalakte, so Markus Reiß.

Genau das ist der Fokus von jacando: Eine benutzerfreundliche HR-Software, die dennoch die Komplexitäten eines mittelständischen Unternehmens abbilden kann und tiefer geht als die typische ,,All-in-One-Software”. 

 

So kann jacando KMUs helfen

jacando hat das Ziel, Komplexität abzubilden, ohne komplex in der Anwendung zu sein.

Unsere Software besteht aus mehreren Lösungen, die dank sauberen Prozessen, zentralisierten Daten und Automatisierungen die wertvolle Zeit von HR-Verantwortlichen zurückgewinnt.

Unsere vier Lösungen decken alle Bereiche der HR-Abteilung ab:

• Personalverwaltung
• Recruiting
• Zeitwirtschaft
• Talentmanagement

Durch die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse, so wie TENHIL dies mit jacando umgesetzt hat, können Sie die Zeit, die üblicherweise für Verwaltungsaufgaben benötigt wird, für bedeutendere Projekte nutzen. Dies verleiht der HR-Funktion in Ihrem Unternehmen eine strategische Bedeutung, und wir unterstützen Sie dabei.