Pröckl GmbH

Dank jacando endlich eine nahtlose HR-Systemlandschaft

Die Pröckl GmbH, ein mittelständischer Anbieter für Gebäudehüllen, hat mit jacando den Weg von einer isolierten HR-Systemlandschaft hin zu einer verknüpften und zentralisierten Lösung geschafft. Obwohl der Wunsch der Personaler für eine gute und effiziente HR-Software-Lösung ja meist der größte ist, haben bei Pröckl auch die Angestellten einen Wunsch gehabt: Sie wollten eine Plattform, auf der sie jederzeit ihre Dokumente einsehen und Daten bearbeiten können. Das haben sie mit jacando bekommen. Wie dieser Prozess ablief und wie der aktuelle Stand bei Pröckl mit jacando aussieht, darüber haben wir mit Doris Resch, der Personalleiterin, gesprochen.

Was ist Pröckl und wie ist das Unternehmen aufgestellt?

Die Pröckl GmbH aus Niederbayern ist ein Komplettanbieter für hochwertige und beständige Gebäudehüllen im Industrie- und Objektbau. Von der Beratung, Planung, Fertigung, Montage bis hin zur kompletten Projektabwicklung bieten sie im Dach- und Fassadenbereich alles aus einer Hand an. Insgesamt hat das Unternehmen knapp 250 Angestellte, während 120 davon Büroplätze sind und der Rest auf der Montage ist. Die Monteure selbst sind sehr international und haben bis auf die Obermonteure nur beschränkt Zugriff zu den Systemen - oft nur über die privaten Mobilgeräte.

Was hat Sie auf die Suche nach einer neuen HR-Software gebracht?

Zuerst hieß es ‘Wir brauchen eine digitale Personalakte’. Ich wollte aber nicht noch ein isoliertes Tool, also habe ich entschlossen, das System von Grund auf zu überarbeiten, damit ich alles auf einen Blick habe und unsere Abrechnung, Zeiterfassung und Recruiting ineinandergreifen. Das haben sie bisher nämlich nicht, so die Personalleiterin.

Mit der alten Systemlandschaft hatte es die Personalabteilung von Pröckl unnötig viel Zeit gekostet, die Systeme zu durchblicken und die richtigen Daten zu finden. Wir kennen diese Fälle mehr als gut und wissen: Nur eine einfache Krankmeldung kann hier mehr als 2 Stunden in Anspruch nehmen.

Das ist zum einen nicht mehr zeitgemäß, sondern vor allem ineffizient und bindet durch den hohen manuellen Aufwand enorme Arbeitskapazitäten.

Hier ein konkretes Beispiel wie es in vielen Unternehmen nach wie vor anzutreffen ist:

1. Der Mitarbeitende meldet sich telefonisch krank
   • Hat der Mitarbeiter einen Überblick, wie viele Tage er bereits krank gewesen ist?
   • Haben Teamleads, die HR und die Schichtplanung davon Kenntniss?
2. Die Krankheit ist ansteckend und das Team muss informiert werden
   • Wie erfolgt diese Information? Via Mail? Via WhatsApp?
   • Wo und wie wird dies dokumentiert?
3. Weitergabe an den Vorgesetzten
   • Wie erfährt sein Teamlead und seine Kollegen von der Abwesenheit?
   • Wo wird dies dokumentiert?
   • Auswirkungen auf Einsatzplanung, Schichtdienste etc.
4. Mitteilung an den Projektmanager
   •  Wer und wie informiert Projektbeteiligte?
   • Wie wird der MA kompensiert / ersetzt?
5. Ersatzplanung für den Ausfall
   • Wie werden diese erfasst?
   • Wo nachgehalten?
6. Krankenkassen
   • Wie erfolgt die Übermittlung an die Krankenkasse und wer hält dies nach?

Anhand eines sehr simplen Ablaufs einer manuellen Krankmeldung kann man bereits erkennen, dass dieser von einer Vielzahl an manuellen Prozessen begleitet wird, welche auch einen Einfluss auf weitere Mitarbeiter haben.

Dies lässt sich einfach und effizient automatisieren.

Manche Daten hatten wir tatsächlich überhaupt nicht, da war das Durchsuchen der verschiedenen Systeme also umsonst, beschreibt uns Doris Resch.

Das Ziel war also klar: Alle Daten auf einen Blick, zentralisiert und zuverlässig.

Welche Wünsche gab es zusätzlich an die neue HR-Systemlandschaft?

Neben der Datenzentralisierung kamen bei Pröckl noch weitere Wünsche an das neue HR-Tool auf: 

1. Den Mitarbeitenden die Lohnabrechnung aber auch andere wichtige Dokumente wie Richtlinien digital zur Verfügung stellen können und diese nicht mehr in Papierform benötigen.
2. Angebundenes Recruiting und integrierte Zeiterfassung, damit Daten nicht mehr doppelt gepflegt werden müssen und direkt mit der Abrechnung verbunden sind.

Wir hatten wirklich gar keine Schnittstellen zwischen den Tools und das musste sich ändern, weil wir damit so viel Zeit verschwendet haben, Daten zu finden und doppelt beziehungsweise vierfach zu pflegen, erzählt Doris Resch.

Was waren die drei größten Herausforderungen im HR vor jacando?

Erstens: Die fehlenden Schnittstellen und vielen verschiedenen Systeme wie gerade geschildert. Zweitens: Viel zu viel in Papierform und händisch für 2024. Und drittens wahrscheinlich das digitale Bereitstellen von wichtigen Dokumenten, damit die Mitarbeitenden einfach immer auf diese zugreifen können, antwortet uns die Personalleiterin.

Somit war der Fall klar für Pröckl: Da muss etwas Neues her. Also hat sich Doris Resch auf die Suche nach dieser Lösung gemacht, mit verschiedenen Anbietern gesprochen und schließlich jacando gewählt.

Wieso jacando?

Pröckl brauchte als mittelständisches Unternehmen mit 250 Mitarbeitenden bereits fortgeschrittenere Funktionen, die auf Startups ausgelegte All-in-One-Tools nicht abbilden können. 

Manche Tools, die ich mir angeschaut habe sind vielleicht ganz gut für bis zu 100 Angestellten, für uns waren die aber nicht ausreichend. Die großen HR-Software-Anbieter für Konzernstrukturen waren schon wieder zu komplex. Da interessiert mich vieles davon einfach gar nicht.

jacando konnte für Pröckl die perfekte Mitte abdecken: Von einer ausgebauten digitalen Personalakte über eine saubere Zeiterfassung bis hin zu einem stabilen Dokumentenmanagement und guten Schnittstellen, war alles für Pröckls Bedürfnisse dabei.

Wie lief die Implementierung von jacando ab?

Doris Resch war auch während der Implementierung die Projektverantwortliche und damit unsere Hauptansprechpartnerin. Wir konnten sehr viele Daten aus den bestehenden Systemen ziehen und so stand das System von unserer Seite relativ schnell.

Die Personalleiterin erzählt von ihrer Erfahrung:

Ich konnte nicht 90% meiner Zeit mit der Implementierung verbringen, weil ich zu viele Parallelthemen hatte. Zum Glück hat das Onboarding Team von jacando alles gut parallel vorbereitet, sodass das System an sich sehr schnell stand. Für den nächsten Schritt, zu dem beispielsweise das Hochladen der Dokumente und Aufsetzen der Workflows gehört, haben wir etwas länger gebraucht, weil die gesamte Personalabteilung sehr beschäftigt war. So dauert es dann zwar ein paar Monate länger bis man alles final aufgesetzt hat, aber wir konnten parallel trotzdem schon die Software komplett nutzen, was super war.

Wie wurde jacando im Unternehmen angenommen?

Die Personalleiterin hat intern kleine Schulungen für die Angestellten gegeben und ein Handbuch mit den wichtigsten Funktionen von jacando erstellt. Wir empfehlen Weiterbildungen zu einer neuen Software immer, da so eine bessere Nutzung und Annahme des Tools sichergestellt werden kann. Falls Sie dafür selbst nicht die Zeit haben, kann auf Wunsch auch das Onboarding Team von jacando die Schulungen übernehmen.

Das Feedback der Mitarbeiter war insgesamt sehr gut. Manche weniger technikaffine Kollegen wussten nicht direkt wo sie etwas finden, nach meiner Schulung und dem Handbuch war alles klar und kam super an. In einem IT-Unternehmen braucht man so eine Schulung wahrscheinlich nicht, bei uns war das wichtig. Der Liebling für die Angestellten ist definitiv die Personalakte, weil sie hier alles Wichtige sehen und auch selbst hochladen können. Da wir gerade auf der Montage viele internationale Kollegen haben ist es gut, dass jacando mehrsprachig super funktioniert und auch mobil benutzerfreundlich ist, sagt Doris Resch.

 

Was macht jacando für Sie zu der richtigen HR-Software?

Ich finde jacando insgesamt sehr übersichtlich und das Layout super für Angestellte, die hauptsächlich ihre Zeit erfassen und das Dokumentenmanagement verwenden. Auch als Personalerin arbeite ich wirklich gerne damit”, sagt Doris Resch.

Wir bedanken uns bei Pröckl für die tolle Zusammenarbeit bisher und freuen uns auf alle weiteren gemeinsamen Projekte!

So kann jacando KMUs helfen:

jacando hat das Ziel, Komplexität abzubilden, ohne komplex in der Anwendung zu sein.
Unsere Software besteht aus mehreren Lösungen, die dank sauberen Prozessen, zentralisierten Daten und Automatisierungen die wertvolle Zeit von HR-Verantwortlichen zurückgewinnt.

Unsere HR-Software deckt alle Bereiche der HR-Abteilung ab:

• Personalverwaltung
• Recruiting
• Zeitwirtschaft
• Talentmanagement

Durch die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse, so wie X-Trade dies mit jacando umgesetzt hat, können Sie die Zeit, die üblicherweise für Verwaltungsaufgaben benötigt wird, für bedeutendere Projekte nutzen. Dies verleiht der HR-Funktion in Ihrem Unternehmen eine strategische Bedeutung, und wir unterstützen Sie dabei.